2020年6月12日に開催した「リモートでイベントやワークショップを企画・進行するためのテクニック」のうち、公開可能な2人目のプレゼンテーションです。

動画共有サイトやSNSなど、便利なWebサービスを使って、手軽にセミナーや交流会などのオンラインイベントが開催できる時代となりました。もしあなたが初めてイベントを担当することになった場合、一体どのようなことに気をつければ良いのでしょうか?

本ウェビナーでは「しくじりから学ぶ!初めてのオンラインイベントを成功させるコツ」と題し、実際に起きた失敗談をふまえながら、初めてのオンラインイベントを成功に導くための方法についてお伺いしました。


1.15年間のワークショップ体験から感じた 対面とリモートの違い
2.しくじりから学ぶ!初めてのオンラインイベントを成功させるコツ


登壇者紹介

サイボウズ株式会社
篠原 愛美 氏

デザイナー・猫イラストレーター。サイボウズでkintoneという製品をアメリカに広める・デザインチームを強くする活動に取り組んでいます。プライベートワークではネコ型クリエイティブユニット・necotonecoのデザイン&猫イラスト担当としても活動中。necogairuというWebマガジンを共同運営しています。
https://necogairu.com/

【はじめに】

「しくじりから学ぶ!初めてのオンラインイベントを成功させるコツ」と題しまして、主にミートアップ系オンラインイベントを行う際のコツをご紹介したいと思います。

➡スライド:4月にオンラインイベントを初開催しました!

本題に入る前に本日LTをすることになった背景を少しお話ししたいなと思っています。

4月にオンラインイベントを人生で初めて開催しました。YouTubeライブとZoomを使って開催し、275名の方に参加いただきました。

参加者の満足度なんですが、アンケート結果は6割以上が満足・非常に満足といった回答でした。結果的には大成功だったのですが、運営面でしくじりました。

1.配信ページが削除され開始が遅れた
2.いまいち盛り上がらない
3.登壇者に手応えを感じてもらいにくい
4.司会者が司会進行できない状況に陥る

というしくじりをしました。

➡スライド:今日伝えたいこと

今日伝えたいことは、私のように初めてオンラインイベントを開催してしくじる人を一人でも減らすことが出来ればと思っています。

それでは、しくじりを1個づつ見ながら、原因と回避策についてお話していきたいと思います。

【しくじり1 配信ページが削除され開始が遅れた】

それでは1つめのしくじり。
「配信ページが削除され開始が遅れた」

➡スライド:配信削除画面

イベントはZoomYouTubeライブを使って開催しました。

YouTubeライブで配信ページが削除されるとこんな感じの画面が出ます。血の気が引いて生きた心地がしませんでした。

➡スライド:原因

原因は2つありまして、

1つ目は操作ミス
2つ目はトラブルの対応策を決めていなかったということです。

 ライブ中 カスタムライブストリーム配信サービスというボタンを押さなければいけなかったのですが、ライブ中 YouTubeというボタンを押してしまいました。非常に紛らわしいです。これが原因で配信ページが削除されたのかなと思います。

➡スライド:回避策1

Zoomのウェブポータルで設定を押すと、ミーティングのライブストリーム配信を許可という項目があるのですがこれを変更します。チェックボックスが4つあって、デフォルトでは全部チェックがついている状態です。これを表示させたいボタンのみチェックを入れるようにしましょう。

Zoomアプリケーション上でチェックした項目だけが表示されるようになります。なので不要な項目を非表示にできるので、押し間違いといった操作ミスを防げます。

➡スライド:回避策2

配信ページ以外で参加者にお知らせする場所を作って、事前に伝えておきましょう。トラブルが起きてもスムーズに状況を参加者に共有できます。

➡スライド:回避策3

こういうことが挙げられるかなと思って書いてみました。

考えられるプランBの例です。

・Zoomウェビナー開催に切り替える (事前にウェビナーは作っておく)
・配信を諦めて開催。後日、録画したものをYouTubeにアップ
・自分以外のメンバーが代替ホストとしてイベントを続行
・参加者に過去イベントのアーカイブを案内し、つなぎとして見てもらう

こういったことを事前にメンバーと話し合って決めておくことをオススメします。

【しくじり2 イマイチ盛り上がらない】

2つめのしくじり。
「イマイチ盛り上がらない」

原因は視聴とコミュニケーションの場を分断した構成でした。

4月に行ったイベントはZoomに登壇者・司会者・スタッフで入りましてそれをYouTubeに配信する形をとりました。

参加者は「YouTube」で視聴していただき、質問・感想・実況は「Twitter」で行ってもらうようにしました。UDトークという音声を字幕化するツールも使いまして、耳が聞こえづらい方にもイベントを楽しめるような構成にしてみました。

➡スライド:原因(切り替え面倒!)

このような設定にすると視聴は「YouTube」のみ、コミュニケーションは「Twitter」のみになってしまうんですね。それで何が起こるかというと切り替えがとてつもなく面倒になります。特にスマホで見る場合はアプリ間での切り替えが大変です。

そうするとリアクションの量が減り、結果盛り上がらないということになります。

➡スライド:回避策1

どうしたら盛り上がるのかということなのですが、YouTubeのチャットはONにし、視聴とコミュニケーションの場をひとつしましょう。視聴をしながら感想やリアクションを気軽に投稿できるようになります。

➡スライド:回避策2

YouTubeは公開配信にしましょう。そうすることでイベントへの人の流入を増やすことができ、リアクションの量も増えます。Twitterで配信のURLを告知することもできるようになります。

【しくじり3 登壇者に手ごたえを感じてもらいにくい】

3つめのしくじり。
「登壇者に手ごたえを感じてもらいにくい」

原因としては

・リアクションが見えない
・コミュニケーションがどうしても少なくなってしまう

ことが挙げられます。

オフラインとの違いとしては参加者の表情が見えない、声が聞こえないという点が一番大きいかなと思います。

あと、ふらっと交流できる歓談タイムもないのも原因です。登壇者同士が初対面だと緊張が解けるまで時間がかかることもあります。イベント後に実際に登壇者に聞いたのですが「孤独だね…」と言われました。

➡スライド:回避策1

回避策として声で相槌を打つ、拍手や完成の効果音を流すことも1つあると思います。

前半に拍手の効果音を入れさせていただいたのですが、LoopbackFarragoという2つのツールを使いました。声のクロスオーバーもOKなので、もし効果音を使ってみたい人がいたら、この2つのアプリを使ってみたら良いと思います。

➡スライド:回避策2

雑談の内容としては他の登壇者の発表で興味が沸いたところを話してもらったり、聞きたいことを自由に質問しあってもらったり、こういったことで孤独は少しでも解消されるのではないかと思います。

➡スライド:回避策3

緊張をほぐすためにですが、飲み会好きな方でしたら登壇者同士で事前に飲み会しておくのも良いかもしれません。

【しくじり4 司会者が司会進行できない状況に陥る】

4つめ。最後のしくじりですが
「司会者が司会進行できない状況に陥る」

最悪のパターンです。原因としては司会者がオフラインよりタスクが増えて掛けもちしたという点ですね。

私はYouTubeライブ配信のコントロールと司会を掛け持ちしたのですが、コントロールで手一杯で司会がおろそかになってしまいました。オフラインイベントでも掛けもちしていたし、大丈夫だろうなと思ったのが原因です

➡スライド:回避策

回避策としては、司会者はイベント中はタスクを掛けもちしないのが良いのではないかと思います。
特に慣れないうちは掛けもちをやめて、メンバーに協力してもらいましょう。

【やってよかったこと】

しくじりばかり話してきたのですが、やってよかったことも共有させていただきます。

➡スライド:登壇者・スタッフ用のチャットグループを作っておく

1つ目は
「登壇者・スタッフ用のチャットグループを作っておく」ことですね。

これがあるとトラブルが起きたときに速やかに情報共有ができますし、対応状況が見えるのでおすすめです。使い慣れているサービスを使うのがポイントですね。

➡スライド:ツイートをtogetterでまとめる イベントレポを書く

2つ目は
「ツイートをTogetterでまとめる」
「イベントレポを書く」ということですね。

社外への情報発信になりますし、イベントの振り返りにも使えるので非常に便利です。

【最後に】

最後にオンラインイベントを初めて開催する人に向けて今まで運営をしくじった話をしてきたのですが、イベントの満足度自体は高くて内容的には成功したかなと思っています。なのでオフラインでイベントを開催している方は、怖がらずにぜひオンラインでもチャレンジしてみることをオススメします。

➡スライド:オンラインイベントを成功させるには3つのバランスが重要!

そしてオンラインイベントを成功させるには
①テーマ設定
②登壇者の発表内容
③運営
3つのバランスが重要になってくるのではないかと思います。

これはオフラインのイベントでも同じだと思います。ただ、オンラインの場合はうまくいかないとイベント自体がうまくいかないので、オフラインより準備に時間をかけたり、しくじるポイントを事前に把握しておくことが肝心かと思います。


「リモートでワークショップやイベントを大成功させるための秘訣第2回」のプレゼン一覧

1.15年間のワークショップ体験から感じた 対面とリモートの違い
2.しくじりから学ぶ!初めてのオンラインイベントを成功させるコツ


ご質問等がございましたら、お手数ですが下記運営事務局までご連絡のほどよろしくお願いいたします。
メールアドレス:m_lg@members.co.jp