リモートでのチームマネジメントをどうやって成功させるか?

リモートワークを本格的に導入する企業が増える中で、「チームをどうマネジメントするか」「チームでの成果をどう最大化するか」といった、リモートでのチームマネジメントが求められています。

本ウェビナーでは、個人事業・フリーランスなどで、リモートでのチーム作りの経験豊富な方々より、それぞれの成功事例やテクニックをお伺いしました。



荒木 直美 氏

リモートワークの特性を知って進める「コミュニケーションのコツ」

荒木 直美 氏
Webマーケティング/IT支援・キャリアコンサルタント

SIerでSE→人材サービス業でキャリア相談・Webマーケティング・企画→UX企業でテクノロジスト→フリー
リモートワークに関わり7年。リモートワークのシステム会社「SonicGarden」のアシスタント部隊立上げ、オンラインアシスタントサービス企業「Caster」の初期のシステム導入等に関わる。屋号:ソダハタ。
現在は、リモートワークによるWebマーケティング・ITのサポート、地方企業の新規事業支援などを行う。キャリアコンサルタント技能士2級・産業カウンセラー。


今回のリモートワーク導入は準備万端ではなく、突然導入を迫られた方が多くなっていると思います。

本日はリモートワークの特性を知って進めるコミュニケーションのコツについて解説し、少しでもリモートワークを導入するお手伝いができればと思います。

自己紹介ですが、ITキャリア関連についてフリーでプロジェクトや事業を推進しています。ベンダー、上場企業、個人事業などを対象に幅広く支援しており、その経験を活かしてコミュニケーションについて教えていきます。

今回はチーム内のコミュニケーション、プロジェクトベース、忙しい部署向けを対象に説明していきます。

特性1~会議中にやりとりできる情報が少ない

まずリモートワークのコミュニケーションで話題になるのが、ウェブ会議です。顔が見えるので、普段と同じように会話できるように思えます。

普通の会議であれば資料を別々に持ったり、となりで話したりできました。オンラインは1人でしか話せず、パソコンで見られる資料も限られています。なによりも、やり取りが少なくなってしまうというデメリットがあります。

 

したがって、新たな段取りが必要です。会議でやりとりできる量が減るので事前準備が大切になってきます。特にアジェンダが重要で、粒度を細かめに記載するようにしましょう。

また、アジェンダにリンクを含めたり、共有ツールで決めたことを書き込んだりして、聞こえづらさをカバーしていきます。その場で決めるという気合が大事です。

もう一点は、デジタルツールでzoomのホワイトボードなどがあります。この場所は自由に使えるので便利。

あとはズームのように音が保存できるツールを利用して、大切な箇所を提示したり、見るべき場所を提示できるのはリモートのよさでしょう。

 

 

特性2~言語外の情報共有・確認機会が減る

今までは足りない情報は周囲に聞くことができましたが、リモートではそれができません。仕事を進めにくいケースも多くなるでしょう。

また、リモートでは実際に作業を始めないと問題がわかりません。リーダーが仕事を配るのが大変で、解決するには共有の枠組みを作ることが大切です。

 

やり取りをする機会が少なくなるので、臨機応変に動きやすくすることも必要になってきます。

同じ場所にいないので、内容が伝わっていないことがあります。そのため、リモートでは丁寧に伝えること、できるだけ具体的に話すことが重要です。

たとえば、「明るい感じで」とかではなく、「このページに近い感じで」などのように具体性を高めて伝えるようにしましょう。このように、情報量が少ない分、お互い補っていくのです。

基本的に確認先のリンクをつけ、ここを確認してくださいというように進めます。

確認してほしいポイントを教えたり、意図を記載したりすることでマネジメントしやすくなります。要するに報告の工夫が大切です。

情報をオープンにすることで、伝えきれなかったことや何か漏れていることなど、気づいた人がほかのプロジェクトをチェックしたりなどしてフォローできます。

 

特性3~必要な情報のみのやり取りになりがち

オフィスにいたときは、食事や移動中などに会話して仕事のフォローができます。しかし、リモートワークは打合せの前後くらいしか話せません。人によっては会話の量がぐっと減り、必要最低限のやり取りだけになってしまいます。

会議とテキストはONと建前になりがちなので、あえてメッセージを送る必要がない場合、心のうちに留めてしまうことがあります。そのため、リラックスする環境を作ったり、一対一で話を聞き出す場を作ったりするとよいです。

情報の書き違いとか、なんとなくおかしいと思う定義漏れなどを聞き出せるようになります。ただ、今回のリモートワークは、やりたいわけでなくやりたくない人がいるのも事実です。

個人の選択肢がなかったことに関して配慮しなければいけません。一対一で話を聞き出せばよいのではなく、受け手側の気持ちを考える必要はあります。

 

リモートワークを進めるために

今回のリモートワークはコロナ対策によって始まりました。本当はリモートワークでは、空いている時間にマラソンしたり、子供の相手をしたりできます。

現在、リモートワークで働くことに関心を持つ人が増えています。Googleでは「リモートワーク 求人」の検索数が増えているとのことです。2018年くらいからリモートワークの認知度が上がり、2020年くらいから倍以上増えています。

 

リモートワークをしたい人が増えているのです。もう一度社会環境について考えてみましょう。

新型コロナウィルスの発生に目が向いてしまいがちですが、少子高齢化に関しては2030年には65歳以上が3人のうち1人になるといわれています。グローバル化の対応もあり、オンラインにおいても対応しなければなりません。

今回対策すべきことは、目的、役割、タスクの明確化、明示的なコミュニケーション、プロセスの取捨選択などです

さまざまな組織で働くと価値観が変わっていき、当たり前のことが当たり前でなくなります。そのため、コミュニケーションでつなぐ必要があります。明示的なコミュニケーションが必要になってくるのです。

今変化することがプラスに働くのではと感じています。コロナに対してだけでなく将来のためにリモートワークをやっていると考えることも大切なのではないでしょうか。

 

リモートワークのポイントは、メンバーの能力、環境などで方法は異なります。たとえば、情報量が増えると検索しづらくなります。企業の目的に応じて欠かせない部分を見極めて、不足分を補うことが大事です

試して最適解を見つけます。今回セミナーに参加したように行動することが大切です。ノウハウなどで足りないことがあればメンバーにお声がけください。


「リモートでのチームマネジメントをどうやって成功させるか?」のプレゼン一覧


ご登壇者へのご依頼

ご登壇されたフリーランス/経営者の皆さまへのご依頼は、プロフェッショナルなITフリーランスを紹介するメンバーズシフトまでぜひご相談ください。

ご質問等がございましたら、お手数ですが下記運営事務局までご連絡のほどよろしくお願いいたします。
メールアドレス:m_lg@members.co.jp