リモートワークを本格的に導入する企業が増える中で、「チームをどうマネジメントするか」「チームでの成果をどう最大化するか」といった、リモートでのチームマネジメントが求められています。

今回は、個人事業・フリーランスなどで、リモートでのチーム作りの経験豊富な方々より、それぞれの成功事例やテクニックをお伺いしました。



登壇者紹介

荒木 直美 氏

リモートワークの特性を知って進める「コミュニケーションのコツ」

荒木 直美 氏
Webマーケティング/IT支援・キャリアコンサルタント

SIerでSE→人材サービス業でキャリア相談・Webマーケティング・企画→UX企業でテクノロジスト→フリー
リモートワークに関わり7年。リモートワークのシステム会社「SonicGarden」のアシスタント部隊立上げ、オンラインアシスタントサービス企業「Caster」の初期のシステム導入等に関わる。屋号:ソダハタ。
現在は、リモートワークによるWebマーケティング・ITのサポート、地方企業の新規事業支援などを行う。キャリアコンサルタント技能士2級・産業カウンセラー。

はじめにこのセクションの動画資料はこちら

今回のリモートワークは準備万端で導入し始めたのではなく、突然必要に迫られて導入することになった方が多いと思います。

本日はリモートワークの特性を知って進めるコミュニケーションのコツをお伝えし、少しでもリモートワークを導入するお手伝いができればと思います。

チーム内のコミュニケーション、プロジェクトベース、忙しい部署に当てはまりやすい内容を中心に説明します。

特性1~会議中にやりとりできる情報が少ないこのセクションの動画資料はこちら

まずリモートワークで問題を感じやすいのが、ウェブ会議です。顔が見えるので、普段と同じように会話できるように思えますが、会議内で可能なことが大きく異なります。

普通の会議であれば資料を別々に持ったり、隣の人と話したりできました。オンラインは1人でしか話せず、パソコンで見られる資料も限られています。会議中にやりとりできる情報が減るので、新たな段取りが必要になります。

 

会議でやりとりできる量が減るので事前準備が大切になってきます。特にアジェンダが重要で、粒度を細かめに記載するのがおすすめです。

また、アジェンダにリンクを含めたり、共有ツールで決めたことを書き込んだりして、聞こえづらさをカバーしていきます。決定に必要な情報を整理し、まとめておくことでスムーズに進みます。

Zoomなどでは会話を保存できる機能があります。この機能を活用すれば、必要な人だけ出席し、他の人は必要なところだけ確認することもできます。開始から〇分あたりを確認して欲しいなど伝えると便利です。

 

特性2~言語外の情報共有・確認機会が減るこのセクションの動画資料はこちら

オフィスでは、意識しなくても周囲の状況が見え、動きがわかったり、他の人の忙しさなどが見えました。そのため、声をかけるタイミングなどがつかみやすかったのですが、リモートワークの場合、関係者以外の情報を得ることが難しいことがあります。

対面でやり取りするよりも、返信がすぐできなかったりするケースもあるため、ちょっと聞けば済むことが聞きづらいなどが発生します。また、オフィスでは可能だった、偶然会った人に足りない情報などを確認することはできません。

そのため、新たな共有の枠組みを作ることが大切です。

 

やり取りをする機会が少なくなるので、各自で臨機応変に動きやすくすることが必要になってきます。

目的や背景など意図を含めて伝え、できるだけ具体的に話すことが重要です。目的や背景を伝えることで、情報が足りなくてもイメージがしやすくなります。具体的な伝え方としては、「明るい感じで」とかではなく、「このページに近い色味で」などのように具体性を高めて伝えるようにします。

また、リモートワークをしていると多くのウィンドウを開けていたり、必要な資料を探すことが難しくなるため、リンクをつけてやりとりするとスムーズです。報告する側も、確認してほしいポイントや、意図を記載するなど、判断する側に立って伝えると、お互いの確認がしやすくなります。

また、可能な限り情報をオープンにし、参照できる情報を準備することで、情報の共有に漏れがあったり、何かトラブルの兆候を気付いたりした時に、周辺の情報を確認してフォローすることもできます。

 

特性3~必要な情報のみのやり取りになりがちこのセクションの動画資料はこちら

オフィスにいたときは、食事や移動中などに会話することで、情報だけでなく気持ちなどのフォローができました。しかし、リモートワークは、必要な時以外は接点を持たないケースも多く、打合せの前後くらいしか話せません。人によっては会話の量がぐっと減り、必要最低限のやり取りだけになってしまいます。

そのため、新たなフォローの仕組みが必要になります。

 

会議とテキストはONと建前になりがちです。また、あえてメッセージを送るほどではないとして、心のうちに留めてしまうことがあります。そのため、カジュアルな話をしやすい環境を作ったり、一対一で話を聞き出す場を作ったりすると良いでしょう。

一対一で話すことにより、情報のかけ違いや、プロジェクト内の漏れなどに気づいた人が声を出しやすくなるメリットもあります。

ただ、今回のリモートワークでは、プライベートの場に仕事を持ち込みたくなかったのに止むを得ず対応している人もいます。上司が一対一で話をすればよいのではなく、場合によっては話しやすい仲のメンバーが対応するなど、個人の状況なども配慮しながら進めることが有効な場合もあります。

 

リモートワークを進めるためにこのセクションの動画資料はこちら

今回のリモートワークは新型コロナウイルス対策によって始まったため、リモートワークの良さの全てが感じられない状況です。本来は、空いている時間にジョギングなどスポーツをするなど息抜きの選択肢がありました。また、保育園に子どもを預けることができない状況ですが、本来は預けて働くことも可能で、もっと仕事に集中がしやすい環境が作れます。

全ての良さを享受できない状況でも、リモートワークで働くことに関心を持つ人が増えています。Googleトレンドでも「リモートワーク 求人」の検索数が増えており、関心の高さがうかがえます。

 

改めて、環境を考えてみます。現在、新型コロナウィルスの発生と対応に目が向いてしまいがちですが、少子高齢化に関しては2030年には65歳以上が3人のうち1人になるという状況に変わりはありません。グローバル化や社会環境の変化の速さへの対応も引き続き必要です。

上記の対策として挙げられる、「目的、役割、タスクの明確化、明示的なコミュニケーション、プロセスの取捨選択」は、リモートワークを推進するために必要なこととも重なっています。

今、変化することがプラスに働くのではと感じています。新型コロナウイルス対策としてだけではなく、将来のためにリモートワークを推進するとお考えになるのはいかがでしょうか。

 

リモートワークのポイントは、メンバーの能力、環境などで方法は異なります。また、同じメンバーでも、リモートワークを進めて情報量が増えると、検索しづらくなるなど。変化への対応が必要になります。各企業の目的や環境に応じて欠かせない部分を見極めて、不足分を補うことが大切です。

試しながら、最適な方法を見つけていく必要があります。今回ご紹介した方法も合う合わないなどあるかと思いますので、個別にご相談に応じます。お気軽にお声がけください。


「リモートでのチームマネジメントをどうやって成功させるか?」のプレゼン一覧


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